Ist eine Online-Arbeitsschutzunterweisung rechtlich zulässig?

Ja, eine Online-Arbeitsschutzunterweisung ist grundsätzlich rechtlich zulässig. Arbeitgeber dürfen dafür beispielsweise Videokonferenzen, Microsoft Teams oder geeignete digitale Lernsysteme einsetzen. Voraussetzung ist, dass die Unterweisung arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen erfolgt, die Beschäftigten die Inhalte verstehen, Rückfragen möglich sind und die Wirksamkeit überprüft wird. Das bloße Bereitstellen von Unterlagen oder ein selbstständig durchgeklickter Online-Kurs ohne ausreichende persönliche Verständigung genügt den Anforderungen nicht. Maßgeblich sind insbesondere § 12 Arbeitsschutzgesetz, § 4 DGUV Vorschrift 1 und die DGUV Regel 100-001.

Digitale Unterweisungen gewinnen für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Besonders bei mehreren Betriebsstandorten, Beschäftigten im Homeoffice oder dezentral organisierten Teams bieten Online-Formate organisatorische Vorteile.

Beschäftigte können unabhängig von ihrem Arbeitsort an einer Unterweisung teilnehmen. Gleichzeitig lassen sich Inhalte einheitlich vermitteln und die Durchführung zentral dokumentieren.

Allerdings ist nicht jede digitale Schulung automatisch eine rechtskonforme Arbeitsschutzunterweisung.

Entscheidend ist, ob die gesetzlichen Anforderungen auch bei der gewählten digitalen Durchführung vollständig erfüllt werden.

Wichtig: Nicht das verwendete Medium entscheidet über die Zulässigkeit, sondern die fachliche Eignung, die konkrete Durchführung und die Wirksamkeit der Unterweisung.

 

Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für Online-Arbeitsschutzunterweisungen?

 

Die gesetzlichen Anforderungen an Arbeitsschutzunterweisungen gelten unabhängig davon, ob die Unterweisung in Präsenz oder digital durchgeführt wird.

Zu den wesentlichen Rechtsgrundlagen gehören:

• § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Verpflichtet den Arbeitgeber, Beschäftigte während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu unterweisen.
• § 4 DGUV Vorschrift 1: Regelt die Unterweisung der Versicherten, die mindestens jährliche Wiederholung und die Dokumentationspflicht.
• DGUV Regel 100-001: Konkretisiert insbesondere die Anforderungen an verständliche, tätigkeitsbezogene Unterweisungen, Rückfragemöglichkeiten und die Überprüfung der Wirksamkeit.
• § 12 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Enthält besondere Anforderungen an die Unterweisung bei der Verwendung von Arbeitsmitteln.
• Weitere tätigkeitsbezogene Vorschriften: Beispielsweise die Gefahrstoffverordnung oder Biostoffverordnung, sofern entsprechende Tätigkeiten durchgeführt werden.

Eine allgemeine gesetzliche Verpflichtung, sämtliche Arbeitsschutzunterweisungen ausschließlich in Präsenz durchzuführen, besteht nicht.

Bei bestimmten Tätigkeiten können jedoch praktische Unterweisungen, Übungen oder zusätzliche Anforderungen notwendig sein.

Wichtig: Online-Unterweisungen dürfen nicht pauschal für sämtliche Tätigkeiten als ausreichend angesehen werden. Die Eignung des Formats muss anhand der konkreten Gefährdungen und Unterweisungsinhalte beurteilt werden.

 

Welche Voraussetzungen muss eine Online-Unterweisung erfüllen?

 

Damit eine Online-Arbeitsschutzunterweisung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein.

Hierzu gehören insbesondere:

• Arbeitsplatzbezug: Die Inhalte müssen auf die tatsächlichen Tätigkeiten und Gefährdungen der Beschäftigten abgestimmt sein.
• Verständlichkeit: Die Informationen müssen in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache vermittelt werden.
• Rückfragemöglichkeit: Beschäftigte müssen Fragen stellen und Unklarheiten mit einer geeigneten unterweisenden Person klären können.
• Verständnisprüfung: Die verantwortlichen Personen müssen sich davon überzeugen, dass die Inhalte verstanden wurden.
• Praktische Eignung: Erforderliche praktische Handlungen müssen gegebenenfalls ergänzend vor Ort vermittelt werden.
• Dokumentation: Die Durchführung muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Wirksamkeitskontrolle: Es muss überprüft werden, ob die vermittelten Schutzmaßnahmen im Arbeitsalltag umgesetzt werden können und angewendet werden.

Die DGUV Regel 100-001 stellt ausdrücklich klar, dass die alleinige Übergabe von Unterweisungsinhalten zum Selbststudium nicht ausreicht.

Digitale Medien können die Unterweisung unterstützen. Sie müssen jedoch so eingesetzt werden, dass die erforderliche persönliche Verständigung gewährleistet bleibt.

Wichtig: Ein erfolgreich absolvierter Wissenstest ist ein mögliches Element der Verständnisprüfung. Er ersetzt jedoch nicht automatisch die erforderliche Möglichkeit zur Klärung arbeitsplatzbezogener Fragen.

 

Ist eine Arbeitsschutzunterweisung über Microsoft Teams zulässig?

 

Ja. Eine Arbeitsschutzunterweisung kann grundsätzlich über Microsoft Teams oder eine vergleichbare Videokonferenzplattform durchgeführt werden.

Das Format ist insbesondere dann geeignet, wenn sich die erforderlichen Inhalte mündlich erläutern und anhand von Präsentationen, Bildern oder praktischen Beispielen verständlich vermitteln lassen.

Typische Anwendungsbereiche sind beispielsweise:

• allgemeine Arbeitsschutzunterweisungen für Büro- und Verwaltungsarbeitsplätze,
• Unterweisungen zu ergonomischer Bildschirmarbeit,
• Unterweisungen für Beschäftigte im Homeoffice,
• betriebliche Regelungen zur Unfallverhütung,
• Verhalten bei Unfällen und Notfällen,
• organisatorische Schutzmaßnahmen und betriebliche Meldewege.

Während der Videokonferenz müssen die Beschäftigten die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen.

Außerdem muss sich die unterweisende Person davon überzeugen können, dass die wesentlichen Inhalte verstanden wurden.

Hierfür können beispielsweise Verständnisfragen, Fallbeispiele oder kurze gemeinsame Besprechungen eingesetzt werden.

Wichtig: Eine Live-Unterweisung über Microsoft Teams kann die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die bloße Übertragung einer Präsentation ohne Austausch und Verständnisprüfung reicht dagegen nicht aus.

 

Reicht ein E-Learning-Kurs mit Abschlusstest als Unterweisung aus?

 

Ein E-Learning-Kurs kann ein sinnvoller Bestandteil der betrieblichen Arbeitsschutzunterweisung sein.

Digitale Lernprogramme ermöglichen beispielsweise eine strukturierte Vermittlung von Grundlagenwissen und eine nachvollziehbare Bearbeitung einzelner Themen.

Auch integrierte Wissenstests können dabei helfen, den Kenntnisstand der Beschäftigten zu überprüfen.

Allerdings ist zwischen einer allgemeinen Wissensvermittlung und einer vollständigen betrieblichen Unterweisung zu unterscheiden.

Eine Unterweisung umfasst nicht nur die Vermittlung von Informationen, sondern auch konkrete Anweisungen und Erläuterungen zu den Gefährdungen und Schutzmaßnahmen am jeweiligen Arbeitsplatz.

Ein E-Learning-Kurs mit automatisch ausgestelltem Teilnahmezertifikat ist deshalb nicht allein aufgrund des Zertifikats als ausreichende Unterweisung anzusehen.

Erforderlich bleiben insbesondere:

• die Berücksichtigung der konkreten betrieblichen Gefährdungen,
• eine geeignete Möglichkeit zur persönlichen Klärung von Rückfragen,
• eine angemessene Verständnisprüfung,
• gegebenenfalls ergänzende praktische Unterweisungen,
• die Kontrolle der Wirksamkeit.

Ein kombiniertes Verfahren kann beispielsweise darin bestehen, dass Beschäftigte zunächst einen digitalen Lerninhalt bearbeiten und anschließend die betriebsspezifischen Themen in einer Videokonferenz oder einem persönlichen Gespräch besprochen werden.

Wichtig: Ein Online-Zertifikat dokumentiert in erster Linie die Teilnahme beziehungsweise die Bearbeitung eines Lernprogramms. Es ist für sich genommen kein ausreichender Nachweis, dass sämtliche Anforderungen an die betriebliche Unterweisung erfüllt wurden.

 

Müssen Beschäftigte bei einer Online-Unterweisung Fragen stellen können?

 

Ja. Nach den Erläuterungen der DGUV Regel 100-001 müssen Rückfragen der Beschäftigten an die unterweisenden Personen möglich sein.

Die Beschäftigten müssen Gelegenheit haben, Unklarheiten zu den vermittelten Inhalten und den betrieblichen Schutzmaßnahmen zu klären.

Bei einer Live-Videokonferenz kann dies beispielsweise durch mündliche Fragen erfolgen.

Bei digitalen Lernprogrammen muss die erforderliche persönliche Verständigung organisatorisch sichergestellt werden.

Die reine Bereitstellung eines Kontaktformulars oder einer allgemeinen E-Mail-Adresse sollte nicht ohne weitere Prüfung als ausreichender Ersatz für eine geeignete Rückfragemöglichkeit angesehen werden.

Entscheidend ist, dass die Beschäftigten ihre Fragen tatsächlich mit einer fachlich geeigneten Person klären können und die Unterweisung dadurch angemessen abgeschlossen wird.

Wichtig: Die Rückfragemöglichkeit ist ein wesentlicher Bestandteil einer wirksamen Unterweisung. Sie darf nicht durch die bloße Bestätigung ersetzt werden, dass die Beschäftigten alle Inhalte gelesen haben.

 

Wie wird die Wirksamkeit einer Online-Unterweisung überprüft?

 

Der Arbeitgeber beziehungsweise die verantwortlichen Führungskräfte müssen sich davon überzeugen, dass die Beschäftigten die Unterweisungsinhalte verstanden haben und die festgelegten Schutzmaßnahmen anwenden können.

Bei Online-Unterweisungen kommen hierfür unterschiedliche Methoden infrage.

Beispiele sind:

• gezielte Verständnisfragen während der Videokonferenz,
• Besprechung typischer Gefahrensituationen,
• kurze Fallbeispiele aus dem betrieblichen Alltag,
• digitale Wissensfragen mit anschließender Auswertung,
• persönliche Rückfragen bei unklaren Ergebnissen,
• Beobachtung der sicheren Arbeitsweise im betrieblichen Alltag,
• ergänzende praktische Übungen bei entsprechenden Tätigkeiten.

Welche Methode geeignet ist, hängt insbesondere vom Unterweisungsthema und den betrieblichen Gefährdungen ab.

Bei einer Unterweisung zur ergonomischen Bildschirmarbeit können beispielsweise Fragen zur richtigen Bildschirmeinstellung sinnvoll sein.

Bei Tätigkeiten mit besonderen Unfallgefahren kann dagegen eine praktische Überprüfung erforderlich werden.

Wichtig: Eine reine Teilnahmebestätigung genügt nicht als Wirksamkeitskontrolle. Es muss erkennbar sein, dass die Beschäftigten die wesentlichen Inhalte verstanden haben und erforderliche Schutzmaßnahmen umsetzen können.

 

Welche Arbeitsschutzunterweisungen eignen sich für Online-Formate?

 

Online-Unterweisungen eignen sich insbesondere für Inhalte, bei denen Informationen, organisatorische Regeln und Verhaltensanforderungen ohne zwingende praktische Übungen vermittelt werden können.

Die folgende Übersicht zeigt typische Einsatzmöglichkeiten:

Unterweisungsthema	Eignung für Online-Unterweisung
Allgemeiner Arbeitsschutz im Büro	In der Regel gut geeignet, sofern betriebliche Besonderheiten berücksichtigt werden
Ergonomische Bildschirmarbeit	Gut geeignet; gegebenenfalls ergänzende praktische Erläuterungen sinnvoll
Homeoffice und mobile Arbeit	Grundsätzlich geeignet, insbesondere per Videokonferenz
Allgemeines Verhalten im Brandfall	Theoretische Inhalte online möglich; örtliche Besonderheiten und erforderliche Übungen zusätzlich berücksichtigen
Sicherer Umgang mit Maschinen	Theoretische Ergänzung möglich; praktische Einweisung häufig erforderlich
Persönliche Schutzausrüstung gegen Absturz	Reine Online-Unterweisung nicht ausreichend, wenn praktische Handhabung und Übungen erforderlich sind
Umgang mit Gefahrstoffen	Digitale Unterstützung möglich; besondere Anforderungen und erforderliche praktische Inhalte beachten

Die Tabelle dient der allgemeinen Orientierung.

Ob eine Online-Unterweisung im konkreten Einzelfall ausreicht, muss anhand der Gefährdungsbeurteilung und der einschlägigen tätigkeitsbezogenen Vorschriften beurteilt werden.

Wichtig: Die Eignung einer digitalen Unterweisung darf nicht allein nach dem allgemeinen Thema beurteilt werden. Entscheidend sind die tatsächlich erforderlichen Kenntnisse, Verhaltensweisen und praktischen Fähigkeiten.

 

Wann sind praktische Unterweisungen vor Ort erforderlich?

 

Eine ergänzende praktische Unterweisung kann erforderlich sein, wenn Beschäftigte bestimmte Arbeitsabläufe oder sicherheitsrelevante Handlungen selbst ausführen und beherrschen müssen.

Das betrifft insbesondere Tätigkeiten, bei denen Fehler erhebliche Unfall- oder Gesundheitsgefahren verursachen können.

Beispiele sind:

• bestimmungsgemäße und sichere Verwendung bestimmter Maschinen,
• korrekte Verwendung besonderer persönlicher Schutzausrüstung,
• praktische Rettungs- und Sicherungsmaßnahmen,
• bestimmte Tätigkeiten mit Gefahrstoffen,
• besondere betriebliche Notfallabläufe.

Bei solchen Tätigkeiten kann eine theoretische Online-Unterweisung sinnvoll sein, um Grundlagen zu vermitteln.

Die erforderliche praktische Anleitung, Einweisung oder Übung muss jedoch zusätzlich in geeigneter Form erfolgen.

Wichtig: Digitale Unterweisungen können praktische Maßnahmen ergänzen, aber nicht ersetzen, wenn Beschäftigte eine sicherheitsrelevante Handlung tatsächlich üben oder vorführen müssen.

 

Wie oft müssen Online-Arbeitsschutzunterweisungen durchgeführt werden?

 

Für Online-Unterweisungen gelten dieselben gesetzlichen Wiederholungsintervalle wie für Unterweisungen in Präsenz.

Nach § 4 DGUV Vorschrift 1 muss die Unterweisung erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens jedoch einmal jährlich.

Zusätzliche Unterweisungen können beispielsweise notwendig werden:

• vor Aufnahme einer neuen Tätigkeit,
• bei Veränderungen des Aufgabenbereichs,
• bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder Technologien,
• bei wesentlichen Änderungen von Arbeitsabläufen,
• bei neuen oder veränderten Gefährdungen,
• nach Unfällen oder bei festgestellten sicherheitsrelevanten Defiziten.

Für bestimmte Personengruppen und Tätigkeiten können besondere Wiederholungsintervalle gelten.

So schreibt beispielsweise § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz für Jugendliche unter den dort geregelten Voraussetzungen eine Wiederholung in angemessenen Zeitabständen, mindestens jedoch halbjährlich, vor.

Wichtig: Die Verwendung einer digitalen Lernplattform verlängert die gesetzlichen Unterweisungsintervalle nicht. Eine einmalig absolvierte Online-Unterweisung bleibt nicht unbegrenzt gültig.

 

Müssen Online-Arbeitsschutzunterweisungen dokumentiert werden?

 

Ja. Die Dokumentationspflicht nach § 4 DGUV Vorschrift 1 gilt unabhängig davon, ob die Unterweisung online oder in Präsenz durchgeführt wird.

Eine geeignete Dokumentation sollte insbesondere enthalten:

• Datum der Unterweisung,
• Unterweisungsthemen und behandelte Inhalte,
• Name der unterweisenden Person,
• Namen der teilnehmenden Beschäftigten,
• verwendetes Unterweisungsformat,
• gegebenenfalls Ergebnisse der Verständnisprüfung,
• gegebenenfalls ergänzende praktische Unterweisungsmaßnahmen.

Bei einer Videokonferenz kann die Teilnahme beispielsweise über eine geeignete Teilnehmerdokumentation nachgewiesen werden.

Digitale Lernplattformen können die Bearbeitung von Lerninhalten und die Ergebnisse von Wissenstests dokumentieren.

Die Dokumentation muss jedoch den tatsächlichen Ablauf der Unterweisung zutreffend wiedergeben.

Eine handschriftliche Unterschrift ist für die allgemeine Arbeitsschutzunterweisung nicht in jedem Fall zwingend vorgeschrieben.

Besondere Rechtsvorschriften können jedoch zusätzliche Anforderungen an die Dokumentation enthalten.

Wichtig: Eine automatisch erzeugte Teilnahmebescheinigung ersetzt nicht die Prüfung, ob die Online-Unterweisung insgesamt den gesetzlichen Anforderungen entsprochen hat.

 

Wer trägt die Verantwortung für Online-Arbeitsschutzunterweisungen?

 

Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Unterweisung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber.

Auch wenn externe Dienstleister, Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder digitale Lernplattformen eingesetzt werden, bleibt der Arbeitgeber für die Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten verantwortlich.

Er muss insbesondere sicherstellen, dass:

• die erforderlichen Unterweisungsthemen ermittelt werden,
• die Inhalte zu den tatsächlichen Gefährdungen passen,
• geeignete unterweisende Personen eingebunden werden,
• die Beschäftigten die Unterweisung rechtzeitig erhalten,
• Rückfragen und Verständnisprüfungen ermöglicht werden,
• praktische Maßnahmen gegebenenfalls ergänzt werden,
• die Durchführung dokumentiert wird,
• die Wirksamkeit überprüft wird.

Geeignete Führungskräfte können im Rahmen ihrer übertragenen Aufgaben Unterweisungen durchführen.

Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt können die verantwortlichen Personen fachlich unterstützen, beispielsweise bei der Auswahl der Themen und der Erstellung von Unterweisungsunterlagen.

Wichtig: Der Einsatz eines externen Anbieters oder einer E-Learning-Plattform führt nicht automatisch zu einer Übertragung der gesetzlichen Arbeitgeberverantwortung.

 

Welche Vorteile bieten Online-Unterweisungen für Unternehmen?

 

Bei geeigneten Unterweisungsthemen können digitale Formate die betriebliche Arbeitsschutzorganisation sinnvoll unterstützen.

Zu den möglichen Vorteilen gehören:

• geringerer Reiseaufwand bei mehreren Standorten,
• einfachere Einbindung von Beschäftigten im Homeoffice,
• einheitliche Vermittlung von Unterweisungsinhalten,
• flexiblere Terminplanung,
• digitale Bereitstellung ergänzender Unterlagen,
• vereinfachte Organisation und Dokumentation,
• leichtere Aktualisierung von Schulungsinhalten.

Besonders für Büro- und Verwaltungsbetriebe können Live-Online-Unterweisungen eine praktikable Alternative zu Präsenzterminen darstellen.

Voraussetzung ist jedoch, dass die digitale Durchführung nicht zulasten der fachlichen Qualität und Wirksamkeit geht.

Wichtig: Wirtschaftliche und organisatorische Vorteile rechtfertigen keine Abstriche bei den gesetzlichen Anforderungen. Das Unterweisungsformat muss immer zu den betrieblichen Gefährdungen passen.

 

Welche typischen Fehler treten bei Online-Unterweisungen auf?

 

In der betrieblichen Praxis entstehen Probleme häufig dadurch, dass digitale Schulungsangebote mit einer vollständigen Arbeitsschutzunterweisung gleichgesetzt werden.

Typische Fehler sind:

• allgemeine Standardinhalte ohne betrieblichen Bezug,
• reines Selbststudium ohne ausreichende persönliche Rückfragemöglichkeit,
• automatische Zertifikate ohne Prüfung der tatsächlichen Unterweisungsanforderungen,
• fehlende Kontrolle des Verständnisses,
• keine ergänzende praktische Einweisung bei entsprechenden Tätigkeiten,
• unzureichende Dokumentation,
• fehlende Berücksichtigung neuer Gefährdungen,
• unklare Zuständigkeiten zwischen Arbeitgeber, Führungskräften und externen Dienstleistern.

Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen die Eignung ihrer digitalen Unterweisungsformate regelmäßig überprüfen.

Die Gefährdungsbeurteilung bildet dabei eine wesentliche Grundlage für die Auswahl der Inhalte und der geeigneten Vermittlungsform.

Wichtig: Eine technisch gut funktionierende Lernplattform ist noch kein Nachweis für eine wirksame Arbeitsschutzunterweisung. Entscheidend bleibt, ob die Beschäftigten die erforderlichen Schutzmaßnahmen kennen und anwenden können.

 

Fazit: Online-Arbeitsschutzunterweisungen sind möglich, aber an Voraussetzungen gebunden

 

Online-Arbeitsschutzunterweisungen sind grundsätzlich zulässig und können insbesondere für Büroarbeitsplätze, Verwaltungsbetriebe und Beschäftigte im Homeoffice eine geeignete Lösung darstellen.

Die gesetzlichen Anforderungen an Inhalt, Verständlichkeit, Wiederholung, Dokumentation und Wirksamkeit gelten jedoch unabhängig vom gewählten Unterweisungsformat.

Live-Videokonferenzen können eine vollständige Unterweisung ermöglichen, wenn die erforderlichen Inhalte geeignet vermittelt werden, Rückfragen möglich sind und das Verständnis überprüft wird.

Reine Selbstlernprogramme oder digitale Teilnahmezertifikate reichen dagegen nicht automatisch aus.

Bei Tätigkeiten mit besonderen Gefährdungen können ergänzende praktische Unterweisungen und Übungen erforderlich sein.

Entscheidend ist deshalb nicht, ob eine Unterweisung online oder in Präsenz stattfindet, sondern ob die Beschäftigten die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten erwerben, um ihre Tätigkeiten sicher und gesundheitsgerecht auszuführen.

 

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Online-Arbeitsschutzunterweisungen: Gesetzliche Anforderungen sicher umsetzen

Ob Büro, Verwaltung oder Unternehmen mit mehreren Standorten: Digitale Arbeitsschutzunterweisungen können eine effiziente Möglichkeit sein, Beschäftigte regelmäßig und praxisnah über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu informieren.

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Rechtsgrundlagen und Fachquellen: Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), insbesondere §§ 3, 5 und 12; DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“, insbesondere § 4; DGUV Regel 100-001 „Grundsätze der Prävention“, insbesondere die Erläuterungen zur Unterweisung der Versicherten; Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), insbesondere § 12; Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), insbesondere § 29; DGUV Fachbereich AKTUELL FBORG-004 „Unterweisung im Homeoffice“; DGUV Information 211-005 „Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes“; ergänzende Hinweise der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zur Unterweisung mit elektronischen Medien. Bei besonderen Tätigkeiten sind zusätzliche Anforderungen aus den jeweils einschlägigen Vorschriften zu berücksichtigen. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Fassungen der gesetzlichen Vorschriften und technischen Regelwerke.