Eine Gefährdungsbeurteilung muss regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Eine allgemeine gesetzliche Verpflichtung, jede Gefährdungsbeurteilung jährlich vollständig neu zu erstellen, besteht nach dem Arbeitsschutzgesetz jedoch nicht.
Entscheidend ist, ob die dokumentierte Beurteilung noch den tatsächlichen Arbeitsbedingungen entspricht und die festgelegten Schutzmaßnahmen weiterhin wirksam sind. Ändern sich Arbeitsplätze, Tätigkeiten, Arbeitsmittel oder betriebliche Abläufe, kann eine Aktualisierung erforderlich werden.
Für bestimmte Gefährdungen und Tätigkeiten gelten darüber hinaus besondere gesetzliche Überprüfungsfristen. Arbeitgeber müssen daher sowohl die allgemeinen Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes als auch einschlägige Spezialvorschriften berücksichtigen.
Gesetzliche Grundlagen zur Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung
Nach § 5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) müssen Arbeitgeber die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen beurteilen und daraus die erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen ableiten.
Gemäß § 3 ArbSchG sind die getroffenen Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls an veränderte Gegebenheiten anzupassen. § 6 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber außerdem zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung, der festgelegten Maßnahmen und der Ergebnisse ihrer Überprüfung.
Wichtig: Das Arbeitsschutzgesetz legt kein allgemeines jährliches Aktualisierungsintervall fest. Die Gefährdungsbeurteilung ist vielmehr als fortlaufender Bestandteil der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation zu verstehen.
Wann muss eine Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?
Eine Aktualisierung ist insbesondere dann erforderlich, wenn sich die bisherigen Arbeitsbedingungen wesentlich verändern, neue Gefährdungen entstehen oder bisherige Schutzmaßnahmen nicht mehr ausreichen.
Typische Anlässe für eine Überprüfung und gegebenenfalls Aktualisierung sind:
- Neue Arbeitsmittel: Anschaffung oder wesentliche Veränderung von Maschinen, Geräten und technischen Anlagen.
- Veränderte Arbeitsverfahren: Einführung neuer Tätigkeiten, Produktionsprozesse oder organisatorischer Abläufe.
- Umgestaltung von Arbeitsplätzen: Umbauten, Standortwechsel oder wesentliche Änderungen der Arbeitsumgebung.
- Arbeitsunfälle und Beinaheunfälle: Neue Erkenntnisse über bislang unzureichend berücksichtigte Gefährdungen.
- Neue Gefahrstoffe oder biologische Arbeitsstoffe: Veränderungen der eingesetzten Stoffe, ihrer Eigenschaften oder der Exposition.
- Veränderte Arbeitsorganisation: Beispielsweise neue Schichtmodelle, erheblich veränderte Arbeitsbelastungen oder neue Tätigkeitsbereiche.
- Neue rechtliche oder technische Erkenntnisse: Änderungen einschlägiger Vorschriften oder des Standes der Technik, die Auswirkungen auf die Schutzmaßnahmen haben.
- Unwirksame Schutzmaßnahmen: Feststellungen aus Betriebsbegehungen, Prüfungen oder Wirksamkeitskontrollen.
Eine Aktualisierung muss sich dabei nicht zwangsläufig auf die gesamte Gefährdungsbeurteilung beziehen. Häufig genügt es, die betroffenen Tätigkeiten, Arbeitsbereiche oder Gefährdungsfaktoren gezielt neu zu beurteilen und die Dokumentation entsprechend anzupassen.
Muss die Gefährdungsbeurteilung jährlich überprüft werden?
Eine allgemeine jährliche Überprüfungspflicht für sämtliche Gefährdungsbeurteilungen ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz nicht. Dennoch ist es aus organisatorischer Sicht sinnvoll, die Aktualität der Gefährdungsbeurteilungen in festgelegten Abständen zu kontrollieren.
Viele Unternehmen integrieren diese Überprüfung beispielsweise in ihre jährliche Arbeitsschutzplanung, interne Audits oder regelmäßige Betriebsbegehungen.
Ein jährlicher Kontrolltermin kann dabei helfen, Veränderungen frühzeitig zu erkennen, Verantwortlichkeiten zu klären und die Dokumentation aktuell zu halten.
Entscheidend: Ein betrieblich festgelegter Jahresrhythmus ersetzt nicht die erforderliche anlassbezogene Aktualisierung. Treten relevante Veränderungen auf, muss die Gefährdungsbeurteilung bereits vor dem nächsten regulären Überprüfungstermin angepasst werden.
Welche besonderen gesetzlichen Überprüfungsfristen gelten?
Neben dem Arbeitsschutzgesetz enthalten verschiedene Arbeitsschutzverordnungen zusätzliche Anforderungen an die Überprüfung und Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen.
1. Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen
Nach § 4 Absatz 2 Biostoffverordnung (BioStoffV) muss die Gefährdungsbeurteilung mindestens jedes zweite Jahr überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.
Eine unverzügliche Aktualisierung ist insbesondere dann erforderlich, wenn sich Arbeitsbedingungen wesentlich verändern oder neue Erkenntnisse über Gefährdungen vorliegen.
Diese Anforderungen sind beispielsweise für medizinische Einrichtungen, Labore und bestimmte Tätigkeiten im Gesundheitswesen relevant.
2. Verwendung von Arbeitsmitteln
Nach § 3 Absatz 7 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ist die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig zu überprüfen. Dabei muss insbesondere der Stand der Technik berücksichtigt werden.
Eine unverzügliche Aktualisierung ist erforderlich, wenn sicherheitsrelevante Veränderungen der Arbeitsbedingungen, neue Erkenntnisse oder unzureichende Schutzmaßnahmen dies notwendig machen.
Das Ergebnis der Überprüfung ist unter Angabe des Datums zu dokumentieren. Dies gilt auch dann, wenn keine Aktualisierung erforderlich war.
3. Tätigkeiten mit Gefahrstoffen
Auch die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) stellt besondere Anforderungen an die Aktualität der Gefährdungsbeurteilung und die Überprüfung von Schutzmaßnahmen.
Die Gefährdungsbeurteilung ist bei maßgeblichen Veränderungen und neuen Erkenntnissen zu aktualisieren. Für bestimmte technische Schutzmaßnahmen bestehen darüber hinaus eigenständige Prüf- und Kontrollintervalle.
Wichtig: Prüfintervalle für technische Schutzmaßnahmen sind nicht automatisch mit einer Frist zur vollständigen Neuerstellung der Gefährdungsbeurteilung gleichzusetzen.
Wer ist für die Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung verantwortlich?
Die Verantwortung für die Durchführung und Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber. Er muss sicherstellen, dass die Gefährdungen fachgerecht beurteilt, geeignete Schutzmaßnahmen festgelegt und deren Wirksamkeit überprüft werden.
Die praktische Durchführung kann geeigneten und fachkundigen Personen übertragen werden. Hierzu können beispielsweise Führungskräfte oder entsprechend qualifizierte Beschäftigte gehören.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) und der Betriebsarzt unterstützen den Arbeitgeber im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben bei der Ermittlung und Beurteilung von Gefährdungen sowie bei der Entwicklung geeigneter Schutzmaßnahmen.
Weitere Informationen zur sicherheitstechnischen Betreuung finden Sie in unserem Lexikonbeitrag Ab wann ist eine Fachkraft für Arbeitssicherheit Pflicht?
Müssen psychische Belastungen ebenfalls aktualisiert werden?
Nach § 5 Absatz 3 Nummer 6 ArbSchG müssen auch psychische Belastungen bei der Arbeit im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt werden.
Verändern sich beispielsweise Arbeitsorganisation, Arbeitsmenge, Arbeitszeitmodelle oder die Zusammenarbeit im Unternehmen wesentlich, kann eine erneute Beurteilung der psychischen Belastungsfaktoren erforderlich sein.
Auch Erkenntnisse aus Beschäftigtenbefragungen, betrieblichen Veränderungen oder der Überprüfung bereits umgesetzter Maßnahmen können eine Anpassung notwendig machen.
Eine Gefährdungsbeurteilung, die ausschließlich körperliche oder technische Gefährdungen berücksichtigt, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen daher nicht vollständig.
Wie muss die Aktualisierung dokumentiert werden?
Gemäß § 6 ArbSchG müssen die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen und die Ergebnisse ihrer Überprüfung nachvollziehbar dokumentiert werden.
Für eine strukturierte Fortschreibung empfiehlt es sich, insbesondere folgende Angaben festzuhalten:
- Datum und Anlass der Überprüfung,
- betroffener Arbeitsbereich beziehungsweise betroffene Tätigkeit,
- festgestellte Veränderungen oder neue Gefährdungen,
- Bewertung der bestehenden Schutzmaßnahmen,
- gegebenenfalls neu festgelegte Maßnahmen,
- verantwortliche Personen und Umsetzungsfristen,
- Ergebnis der anschließenden Wirksamkeitskontrolle.
Ergibt die Überprüfung keinen Änderungsbedarf, ist es aus Gründen der Nachvollziehbarkeit sinnvoll, auch dieses Ergebnis mit Datum zu dokumentieren. Für bestimmte Tätigkeiten, insbesondere im Anwendungsbereich der Betriebssicherheitsverordnung, bestehen hierzu ausdrückliche Dokumentationsanforderungen.
Welche Fehler sollten Unternehmen vermeiden?
In der betrieblichen Praxis entstehen Defizite häufig nicht bei der erstmaligen Erstellung, sondern bei der anschließenden Pflege und Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung.
Zu den typischen Fehlern gehören:
- Veraltete Dokumentation: Arbeitsplätze oder Tätigkeiten haben sich verändert, die Gefährdungsbeurteilung wurde jedoch nicht angepasst.
- Fehlende Wirksamkeitskontrolle: Schutzmaßnahmen wurden festgelegt, ihre tatsächliche Wirksamkeit aber nicht überprüft.
- Unvollständige Betrachtung: Psychische Belastungen, besondere Personengruppen oder neue Arbeitsverfahren bleiben unberücksichtigt.
- Unklare Zuständigkeiten: Es ist nicht geregelt, wer Veränderungen meldet und die Aktualisierung veranlasst.
- Fehlende Nachweise: Durchgeführte Überprüfungen und Änderungen sind nicht nachvollziehbar dokumentiert.
Eine klare Aufgabenverteilung, regelmäßige Überprüfungen und die frühzeitige Einbindung der Fachkraft für Arbeitssicherheit helfen dabei, diese Fehler zu vermeiden.
Gefährdungsbeurteilung erstellen und aktualisieren in München
Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmalig zu erstellendes Dokument, sondern ein fortlaufender Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes. Entscheidend sind die regelmäßige Überprüfung der Arbeitsbedingungen, die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen und eine nachvollziehbare Dokumentation erforderlicher Anpassungen.
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Rechtsgrundlagen und Fachquellen: Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), insbesondere §§ 3, 5 und 6; Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), insbesondere § 3; Biostoffverordnung (BioStoffV), insbesondere § 4; Gefahrstoffverordnung (GefStoffV); Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), Handbuch Gefährdungsbeurteilung – Prozessschritte und Fortschreibung.